Uitgebreide Privacyverklaring

Lange versie

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is geregeld hoe de persoonsgegevens van alle Europese burgers beschermd moeten worden. De verordening wordt ook wel de Europese privacywet genoemd. Pelvicmotion neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer serieus, en natuurlijk houden we ons aan de AVG. Pelvicmotion vindt het belangrijk dat mensen weten dat hun gezondheidsgegevens veilig zijn bij ons.
Maar privacy is meer dan alleen gegevensbescherming.
Privacy betekent ook dat mensen het recht hebben om handelingen te verrichten zonder dat de buitenwereld daar kennis van neemt, of daar gebruik of misbruik van maakt. Als privé-informatie wordt gebruikt, dan heeft iedereen het recht te weten hoe en waarom dat gebeurt en wat daar de gevolgen van zijn. Het recht op privacy vormt een belangrijke voorwaarde voor andere grondrechten, vooral de rechten die betrekking hebben op de vrijheid van het individu.

In deze verklaring vertellen we daarom welke gegevens we verwerken, met welk doel we dat doen, hoe en hoelang we ze bewaren en op welke manier je daar als patiënt of medewerker invloed op kunt uitoefenen. Deze privacyverklaring geldt voor alle patiënten en medewerkers van Pelvicmotion en voor alle bezoekers van de website van Pelvicmotion. De privacyverklaring geeft een beeld van de actuele situatie, hij kan worden aangepast als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Bij belangrijke wijzigingen zullen we je altijd per e-mail op de hoogte stellen.

Bij de verwerking van jouw gegevens en het waken over jouw privacy gaat Pelvicmotion uit van de volgende principes. Daar mag je ons aan houden:
• De persoonsgegevens die we van je beheren, zijn van jou, niet van ons.
• Alle verwerkingen van persoonsgegevens toetsen we aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en aan onze eigen waarden.
• We vertellen eerlijk en duidelijk waar we jouw gegevens voor gebruiken en waarom.
• Jouw gegevens zijn veilig bij Pelvicmotion en al onze medewerkers gaan uiterst zorgvuldig met jouw gegevens om.
• We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Bij Pelvicmotion worden besluiten genomen door mensen.
• We verkopen jouw gegevens nooit aan anderen.
• We zijn zeer kritisch als we gegevens moeten verstrekken aan derden.
• We houden onze partners aan dezelfde hoogwaardige privacy-eisen die we aan onszelf stellen. Dit betekent dat we al het mogelijke doen om in de diverse verwerkersovereenkomsten alles in kaart te brengen. Dit proces loopt momenteel nog steeds.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:
Bekkenexpertisecentrum Pelvicmotion, gevestigd aan Lambertus Hortensiuslaan 25 1412 GV NAARDEN.

Pelvicmotion heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld.
Een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) ziet erop toe en toetst of aan de privacywetgeving wordt voldaan. Hij doet dat vanuit een onafhankelijke rol en onderhoudt het contact met de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Rob Stadt is de FG van Bekkenexpertisecentrum Pelvicmotion. Hij is te bereiken via fg@robstadt.nl

Overzicht van de belangrijkste verwerkingen

Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende categorieën persoonsgegevens die Pelvicmotion verwerkt. En van de doelen waarvoor we persoonsgegevens verwerken. In de volgende hoofdstukken wordt uitvoerig uitgelegd welke gegevens verwerkt worden en met welk doel. Pelvicmotion bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het bereiken van de doelen waarvoor ze verwerkt worden.

Pelvicmotion verwerkt persoonsgegevens met verschillende doelen

Dienstverlening
Pelvicmotion verwerkt gegevens in de eerste plaats om onze zorg verlenende diensten te kunnen leveren, voor het kunnen inplannen van een intake of een behandeling, het kunnen wijzigen van een afspraak, het opschrijven van jouw gezondheid, seksuele leven en eventuele levensovertuiging, het opstellen van brieven aan verwijzers, artsen, andere zorgverleners en het opstellen en versturen van facturen naar patiënten en zorgverzekeraars. Zonder deze verwerkingen zouden we geen diensten kunnen leveren.

Wettelijke verplichting
Pelvicmotion is op grond van verschillende wetten en regels verplicht gegevens te verwerken en in sommige gevallen te verstrekken aan derden, uiteraard zijn dat alleen die gegevens die voor het doel vereist zijn. Bijvoorbeeld aan zorgverzekeraars en voor de belastingaangifte.
Pelvicmotion kan worden opgedragen informatie te verstrekken aan zorgverzekeraars in het kader van een materiële controle. Bij ‘materiële controle’ controleert een zorgverzekeraar of Pelvicmotion een gedeclareerde behandeling wel daadwerkelijk heeft geleverd (rechtmatigheid) en of die prestatie de meest aangewezene was (doelmatigheid). De procedure is te vinden in de Regeling Zorgverzekering en in het Protocol Materiële Controle. Het Protocol is een onderdeel van de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Zorgverzekeraars (2012).

Informeren
Pelvicmotion verwerkt gegevens om patiënten via e-mails, brieven en telefoongesprekken te kunnen informeren. Dat doen we alleen als u dat wilt, door middel van het verzenden van een nieuwsbrief en/of reclamefolder, het informeren over wijzigingen van onze zorg verlenende diensten en producten, je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken voor ons patiënten portaal.

Rapportage
Pelvicmotion verwerkt gegevens van patiënten voor het doen van statistische analyses en het maken van managementrapportages. Voor een goede bedrijfsvoering is het van belang dat Pelvicmotion deze gegevens verwerkt. We meten uitsluitend het aantal unieke bezoekers per pagina op onze website, om informatie die we verstrekken via social media op aan te passen. De rapportages zijn niet te herleiden tot individuele personen.
Pelvicmotion verzamelt data uit de behandelingen van de patiënten om deel te kunnen nemen aan het het Landelijk Database Fysiotherapie. Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd.
Dit doen we omdat we inzicht willen krijgen in ons handelen tijdens het onderzoeken en behandelen van een patiënt. Hierdoor houden wij onze kwaliteit van behandelen in de gaten.

Pelvicmotion verwerkt verschillende categorieën gegevens

Contactgegevens en persoonlijke details gezondheid
Jouw naam, geslacht, adres, telefoonnummer, BSN, e-mailadres, geboortedatum, bankrekeningnummer, gezondheid, seksuele leven en geloofs- of levensovertuiging.
Het BSN-nummer zijn wij wettelijk verplicht te vragen en te controleren, zie verder hier.
Deze categorie gegevens verwerken we in het kader van zorg verlenende dienstverlening, wettelijke verplichting, informeren en rapportage.

Gebruiksgegevens
Gegevens over het gebruik van een zorg verlenende diensten. Bijvoorbeeld de datum, tijdstip en duur van een afspraak, de voortgang van de behandeling en het aantal behandelingen.
Pelvicmotion verwerkt deze categorie gegevens in het kader van dienstverlening en rapportage.

Gegevens over bezoek aan onze website
Van bezoek aan onze website worden datum, tijdstip, duur en IP-adres van bezoeker en de verwijzende website geregistreerd. Van bezoekers die toestemming geven voor het gebruik van cookies op de website van Pelvicmotion wordt ook geregistreerd welke pagina’s op onze website ze gezien hebben. Deze gegevens worden niet gekoppeld aan contactgegevens of andere persoonlijke details. Pelvicmotion verwerkt deze gegevens in het kader van dienstverlening, informatie en rapportage.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Als je denkt dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@pelvicmotion.nl.

Algemene verwerking van persoonsgegevens door Pelvicmotion

Pelvicmotion gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen om data te verzamelen:
• Curasoft
Curasoft wordt gebruikt om afspraken te maken en te factureren en in Curasoft houden wij jouw elektronische patiëntendossier (EPD bij). Al jouw gezondheid gerelateerde problematiek staat in het EPD. Tevens kun je via het patiëntenportaal jouw eigen gegevens inzien. Hiermee krijg je altijd en overal op een veilige manier toegang tot jouw dossier. Je kunt jouw persoonlijke gegevens bekijken en wijzigen, vragenlijsten invullen zelf een vervolgafspraak inzien. Curasoft gebruiken wij online. Dat wil zeggen dat al onze gegevens opgeslagen zijn in de Cloud.
• Basisregistratie Personen (BRP) voorheen Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA)
Uit de BRP worden bij de identiteitscontrole met behulp van het BSN, gegevens “overgenomen” en in Curasoft gezet. Dit om fouten te voorkomen.
• Controle op Verzekeringsrecht (COV) via VECOZO
Met de COV gaan wij na bij welke zorgverzekeraar je bent ingeschreven voor de basisverzekering en/of een aanvullend pakket. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld door de zorgverzekeraars. COV is bedoeld als een controlemiddel voorafgaand aan het declareren via VECOZO.
• Twinfield
Twinfield is een boekhoudprogramma dat gekoppeld is aan Curasoft. Hier houden we onze administratie bij. Twinfield gebruiken wij online. Dat wil zeggen dat al onze gegevens opgeslagen zijn in de Cloud.
• De Hoop belastingadvies
De Hoop verzorgt onze belastingaangifte, loonaangifte, fiscale vraagstukken en jaarrekening. Ook werkt hij in Twinfield.
• Loondossier
In mijn loondossier staan de loonstroken van ons personeel
• Zorgmail
Zorgmail is een beschermde mailomgeving waarvan wij gebruik maken om te communiceren ook met jouw huisarts of specialist.
• QDNA
QDNA stuurt u een klanttevredenheidsonderzoek, nadat de behandelingen bij ons zijn beëindigd of wanneer er langer dan 30 dagen geen behandelcontact is geweest in ons centrum.
• Landelijke Database Fysiotherapie (LDF)
Voor onderzoek en rapportage praktijkgegevens en onze deelname aan het LDF
• Siilo
Siilo is een beveiligde communicatie app voor zorgverleners. Hiermee kunnen we snel en kort communiceren met andere zorgverleners.
• KPN1 voicemail
Op de mail bewaren we jouw ingesproken bericht. Na afluisteren en gebruik wordt deze verwijderd.
• MailChimp
Versturen van nieuwsbrieven

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Bekkenexpertisecentrum Pelvicmotion bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
De hoofdregel is dat wij jouw EPD minimaal 20 jaar moeten bewaren nadat de behandeling is gestopt, conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Zie verder hier.
De voicemail luisteren we zo veel mogelijk dagelijks af en na afluisteren verwijderen wij jouw mail direct.

Delen van persoonsgegevens met derden

Pelvicmotion verkoopt en deelt geen persoonsgegevens van patiënten en medewerkers.
Pelvicmotion maakt gebruik van diensten van andere bedrijven. Dat gebeurt pas na een uitvoerige screening op het gebied van security en privacy. En pas nadat het betreffende bedrijf een contract over gebruik en bescherming van persoonsgegevens heeft ondertekend.

Pelvicmotion heeft bijvoorbeeld zelf geen experts in dienst voor het onderhoud van apparatuur, maar heeft een servicecontract bij een bedrijf dat daarin gespecialiseerd is. In zo’n geval worden bepaalde klantgegevens gedeeld met die derde partijen. We sluiten met die partijen strenge contracten af, waarin precies staat welke gegevens gedeeld worden en waarom dat nodig is.
Pelvicmotion eist garanties dat de verstrekte gegevens uitsluitend voor het omschreven doel gebruikt worden en zekerheid over de manier waarop de derde partij de gegevens beschermt en na gebruik vernietigt.

Werkzaamheden waar verder derde partijen bij betrokken zijn:
• Internetdiensten
• Postverzending
• Aanmaken en opslag van facturen
• Intern systeembeheer
• Telefonische contacten
• Beheer netwerk
• Beheer telecommunicatie
• Incasso
• Software-ontwikkeling voor applicaties en website
• Werving en selectie
• Webanalyse
• Versturen van nieuwsbrieven
• Onderhoud echo en MAPLe apparatuur

Naast bovenstaande lijst verstrekt Pelvicmotion ook in bepaalde andere gevallen gegevens aan derden:

Pelvicmotion deelt in het kader van deelname aan het Keurmerk Fysiotherapie en Landelijk Database Fysiotherapie data over de ingezette behandeling en verloop van de behandeling. Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en niet terug te herleiden naar jouw als persoon.
Deze data wordt verzameld in het kader van wetenschappelijk onderzoek en het bewaken van onze kwaliteit. Dit doen we omdat we inzicht willen krijgen in ons handelen tijdens het onderzoeken en behandelen van een patiënt. Hierdoor houden wij onze kwaliteit van behandelen in de gaten.

Pelvicmotion deelt jouw mailadres met QDNA om je een klanttevredenheidsonderzoek te kunnen laten toesturen. Het klanttevredenheidsonderzoek zijn we verplicht af te nemen in het kader van de contracten die we hebben afgesloten met diverse zorgverzekeraars en omdat wij onze kwaliteit in de gaten willen houden.

Analyse van gebruik van onze website en mailingen

We maken gebruik van cookies* op onze website.
Pelvicmotion maakt gebruik van twee soorten cookies. Als u voor het eerst de website van Pelvicmotion bezoekt, wordt er vermeld dat wanneer u doorgaat er cookies worden geplaatst. Er worden anonieme functionele en analyse cookies geplaatst. Deze cookies slaan geen persoonsgegevens op. Functionele cookies worden gebruikt om bepaalde onderdelen van onze website juist te laten werken. Zo wordt bijgehouden of je ingelogd bent op de kennismaak scan. Analysecookies worden gebruikt om bezoekgedrag aan onze website te analyseren, en bijvoorbeeld te kijken waar bezoekers vandaan komen, waar ze naartoe gaan en hoe ze zich over onze website bewegen. Op basis daarvan laten we onze website steeds beter aansluiten op de wensen en het gedrag van bezoekers van de website. Pelvicmotion maakt geen gebruik van advertentiecookies.
Als je jouw browser hebt instelt dat cookies volledig geweigerd worden, dan worden er helemaal geen cookies geplaatst. Sommige functionaliteiten van de website, zoals Kennismaak scan, functioneren dan niet naar behoren.

In mailingen zoals de nieuwsbrief van Pelvicmotion maken we gebruik van technieken waarmee wordt gemeten hoeveel klanten het bericht openen en of lezers op links in de mailing klikken. We verzamelen deze informatie om een beeld te hebben van de effectiviteit van de mailingen en de mate waarin artikelen gewaardeerd worden. Zo kunnen we onze mailingen nog beter maken.

*Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op verzoek van een website door jouw browser op jouw computer opgeslagen worden. Jouw browser zal hierna bij elk bezoek aan die website de inhoud van de cookie terugsturen. Op deze manier kan een website gegevens opslaan die specifiek bij jouw browser en jouw bezoek aan de website horen.
Cookies bevatten bijvoorbeeld een stukje data dat aangeeft dat u ingelogd bent. Dit soort cookies noemen we functionele cookies. Cookies kunnen ook dienen om jouw browser en jouw bezoek uniek te herkennen, om bijvoorbeeld te analyseren hoe bezoekers zich over een site bewegen, om de effectiviteit van online reclamecampagnes te meten of om aan de hand van surfgedrag bepaalde advertenties te tonen. Dit soort cookies noemen we analysecookies en advertentiecookies. Wanneer een cookie wordt geplaatst en uitgelezen, dan worden persoonsgegevens verwerkt, zoals jouw IP-adres en jouw surfgedrag naar en op onze website.

Social media knoppen

Op onze website zijn buttons opgenomen van Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram om webpagina’s te kunnen promoten (o.a. “liken”, “pinnen”) of delen (o.a. “tweeten”) op sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. De social media buttons kunnen ook bepaalde gegevens opslaan en verwerken, zodat er aan jou gepersonaliseerde advertenties getoond kunnen worden.

Lees de privacyverklaring van deze sociale netwerken (die regelmatig kunnen veranderen) om te lezen wat deze doen met jouw (persoonlijke) gegevens die, zij verwerken met behulp van deze cookies. De gegevens die worden opgehaald, worden zoveel mogelijk geanonimiseerd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Pelvicmotion en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jouw genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@pelvicmotion.nl.

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.
Gelet op het vertrouwelijke karakter van jouw gegevens, heeft het de voorkeur dat jezelf een afschrift komt halen. Bij het afhalen kunnen we de gegevens overhandigingen en omdat we je identiteit willen vaststellen, vragen om een geldige wettelijke identiteitsdocument (zoals een paspoort of rijbewijs) mee te nemen.
Mocht je het toch per post willen ontvangen, dan willen we dat je een schriftelijk verzoek doet met daarin jouw adresgegevens. In dit verzoek verklaar je dan het volgende:
• Dat wij jou hebben gewezen op de risico’s, zoals vermeld op deze pagina
• Dat jij desalniettemin het verzoek doet om de dossiergegevens aangetekend jou toe te laten sturen met ontvangstbevestiging
• Dat jij de kosten voor het verzenden hiervoor (vooraf) zult voldoen
Wanneer we dit hebben ontvangen zullen wij overgaan tot het doorsturen van je dossiergegevens.

Klachten over jouw privacy

Voor vragen over deze privacyverklaring en over het privacy beleid van Pelvicmotion kun je contact opnemen met info@pelvicmotion.nl
Als je vermoedt dat jouw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet, dan kun je kun je contact met ons opnemen, of met de FG. Als dit niet leidt tot een voor jou bevredigende reactie dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze website.

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 8 januari 2020.